Gambaran Umum MYOB Accounting. Sekilas MYOB Accounting
MYOB Accounting merupakan paket program komputer untuk olahdata akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh MYOB Limited Australia, selanjutnya software ini telah dipakai dan dikembangkan di beberapa negara lain. MYOB sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahan.
MYOB Accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis, diantaranya :
• Mudah digunakan (user friendly), Mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang komputer dan akuntansi serta sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha.
• Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat, Terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan dibuat secara otomatis, meliputi : neraca saldo, neraca, laporan rugi laba, laporan pembelian dan penjualan, daftar umur piutang, jurnal transaksi, persediaan barang dan sebagainya sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan.
• Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah, Dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layar komputer atau dicetak ke printer.
• Sistem sekuriti yang memadai, Dilengkapi dengan sistem sekuriti memadai berupa Password yang dapat ditentukan dalam beberapa level.
• Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word.
• Laporan keuangan komparasi, Menyajikan laporan keuangan komparasi baik neraca, laporan laba rugi maupun penjualan dengan data historis bulan lalu atau tahun sebelumnya.
Fasilitas dan Cara Kerja MYOB Accounting Plus V.12
Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modul akuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain (Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan. Adapun penjelasan tentang fungsi masing-masing modul kaitannya dengan proses akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus V.12 adalah sebagai berikut:
Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa pencatatan rekening, proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi.
Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporan keuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul Chequebook.
Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.
Time Billing, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).
Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.
Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).
Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.
Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.
Gambar 1 - Command Centre
Format Tanggal dan Simbol Mata Uang
Format tampilan tanggal dan simbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 01 November 2005, format yang dapat dipilih adalah 01/11/05, 01/11/2005 atau 11/01/2005. default simbol mata uang adalah $ (dollar), misalkan anda menuliskan angka 5000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $ 5,000. Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui Start Menu, pilih Control Panel pilih International Setting atau Regional & language Options dilanjutkan dengan mengklik tab Date & Currency atau Regional Options.
Gambar 2 - Control Panel , Regional & language Options
Gambar 3 - Date & Time Properties
Catatan: Dalam kasus latihan, di mana tanggal komputer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum Anda membuka program MYOB rubahlah setting date & time sesuai tanggal transaksi kasus latihan.
Bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan Menggunakan Software MYOB Accounting
Catatan:
* Kegiatan 1 – 7 adalah Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan
* Kegiatan 8 – 9 adalah Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan
* Kegiatan 10 adalah Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Lainnya
Bekerja dengan MYOB Accounting V.12
Membuat Data Akuntansi Baru
Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan Program MYOB Accounting.
2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant ditampilkan:
Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information
Catatan: Dalam kasus ini, Company Name silahkan diisi dengan nama mahasiswa peserta praktikum komputer akuntansi diikuti 5 (lima) digit angka terakhir dari nomor mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak keliru dengan data mahasiswa grup lain. Contoh: PT DEVA TEKTONIKA - 18566. Panjang karakter maksimal 40 (empat puluh).
3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT KHANSAINDO COMPUTAMA.
4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti tampak pada Gambar 4 di atas.
5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi, misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan Desember, proses pengolahan data dimulai bulan November tahun 2005. Current Financial Years diisi dengan 2005 dan Last Month of Financial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari/November. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun atau Thirteen apabila data penyesuaian baru diperlukan untuk setiap bulannya dalam satu periode akuntansi yang bersangkutan.
Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information
6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik < Back.
Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information
7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan, misalkan jika perusahaan bergerak dalam usaha catering pilih Catering Business. Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to import a list of account, karena perusahaan akan mengimpor data akun yang telah dimiliki atau baru akan merancang daftar rekening sendiri dan hanya membutuhkan daftar rekening yang saling terkait (linked account) saja.
Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List
8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka klik Change.
9. Kemudian muncul tampilan New – Save In, pilihlah Local Disk (D:) lalu buatlah folder baru dengan cara klik icon create new folder pada tampilan ini. Timpa langsung nama new folder dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ketik kata Kompak diikuti 2 (dua) digit angka grup Anda tanpa spasi (misal: Kompak01, Kompak02, Kompak03, dst…),
b. Ketik tanda garis bawah dengan cara tekan tombol Shift + ketuk tombol minus,
c. Ketik kata Komp diikuti 2 (dua) digit nomor urut presensi atau computer yang anda pakai,
d. Ketik tanda garis bawah dilanjutkan dengan 5 (lima) digit terakhir dari nomor mahasiswa Anda.
e. Pastikan isian combo box file name berisikan nama perusahaan yang dijadikan kasus dalam praktikum ini (PT Khansaindo Computama). Setelah selesai klik Save.
Gambar 8 - New Company File Assistant, Company File
10. Klik tombol Next>, untuk create your company file.
11. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu oleh MYOB.
12. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command Centre seperti tampak pada Gambar 14.
Mengaktifkan MYOB Accounting
Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan dengan langkah :
1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul tampilan berikut:
Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting
2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file data PT KHANSAINDO COMPUTAMA.
Gambar 10 – Tampilan jendela cari file data
3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password seperti tampak pada Gambar 11, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.
Gambar 11 - Tampilan Sign-On
Registrasi
Nomor register diisikan pada setiap data akuntansi yang dibuat, bukan pada saat program diinstall ke komputer. Sebuah data akuntansi tanpa nomor regristasi hanya dapat diaktifkan selama 25 kali, sehingga disarankan segera mengisi nomor registrasi tersebut. Batas untuk mengisikan data akuntansi maksimal 25 kali, melewati batas tersebut data akuntansi tidak dapat diaktifkan lagi. Proses pengisian nomor regristrasi dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan data akuntansi yang akan diisi nomor register. Sebuah kotak dialog yang menyarankan Anda untuk segera mengisi nomor register ditampilkan.
Gambar 12 - Kotak dialog Register
2. Klik tombol Enter Now, kotak dialog untuk pengisian nomor register ditampilkan.
Gambar 13 - Kotak dialog MYOB Accounting Registration
3. Isikan nomor register pada kotak isian Registration No. HE318XXXX (misalnya), diakhiri dengan mengklik tombol OK, proses pengisian nomor register selesai.
Modul Accounts
Accounts
Fasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya.
Mengaktifkan Data Akuntansi
Proses mengaktifkan data akuntansi dilakukan setelah program MYOB aktif, selanjutnya klik tombol Open your company file . Kemudian pada layar komputer akan muncul jendela UserID dan Password, sementara langsung saja klik OK. Selanjutnya ditampilkan data-data akuntansi yang sudah ada dan pernah dibuat sebelumnya dalam contoh kasus latihan ini adalah data akuntansi PT Khansaindo Computama yang tersimpan dalam File Name: PT KHANSAINDO COMPUTAMA dan Files of Type: MYOB Data (*.DAT) akan diaktifkan dengan langkah sorot file tersebut, dan tekan tombol OK atau klik ganda mouse kiri. Bila diperhatikan tampilan gambar dilayar yang muncul terdiri dari dua bagian :
• Pertama, baris menu yang terdiri dari : File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Windows, dan Help.
• Kedua, modul Commad Centre yang terdiri dari modul Account, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payrol, Inventory dan Card File.
Gambar 14 - Tampilan Menu Bar & Modul Command Centre
Accounts - Accounts List (Chart of Accounts)
Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris. Melalui pilihan Accounts - Account List Anda dapat mengganti nama, nomor, dan mengisi saldo rekening. Anda perhatikan pada bagian atas Jendela Account List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income dan Other Expense, yang menunjukkan kelompok rekening.
Gambar 15 - Accounts List
Kelompok Rekening
Pencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkan berdasarkan pada golongan rekening berikut :
Assets (aktiva) diawali dengan nomor rekening 1-
Liabilities (utang/kewajiban) diawali dengan nomor rekening 2-
Equity (modal/ekuitas) diawali dengan nomor rekening 3-
Income (pendapatan) diawali dengan nomor rekening 4-
Cost of Sales (hpp/hp produksi) diawali dengan nomor rekening 5-
Expenses (biaya) diawali dengan nomor rekening 6-
Other Income (pendapatan lain) diawali dengan nomor rekening 8-
Other Expense (biaya lain) diawali dengan nomor rekening 9-
Nomor rekening maksimal dapat dituliskan dalam lima digit angka, dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu rekening juga dikelompokkan dalam dua tipe yaitu Header dan Detail, tipe Detail dibagi dalam dua kelompok yaitu : Detail dan Detail Cheque atau Detail Credit Chart Account. Rekening tipe Header (induk) merupakan rekening yang masih memiliki sub-rekening dibawahnya, sedangkan rekening yang sudah tidak mempunyai sub-rekening lagi disebut dengan rekening tipe Detail. Dari sekian banyak rekening hanya sebagian rekening yang digunakan untuk mencatat penerimaan ataupun pengeluaran transaksi piutang dan utang dagang, rekening ini adalah rekening yang bertipe Detail Cheque. Sebagai penjelasan tentang level dan tipe rekening, perhatikan contoh struktur rekening berikut ini :
Rekening tipe Header tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance pada dasarnya merupakan akumulasi saldo sub-rekening yang bersangkutan. Misal, pada sebuah data akuntansi, sub-rekening dari Bank adalah Bank Mandori dengan saldo Rp 5.000.000,00 dan Bank Raimon bersaldo Rp 15.000.000,00. Total jumlah kedua rekening bank adalah sebesar Rp20.000.000,00. Angka tersebut dapat ditampilkan pada saat laporan keuangan dicetak dengan cara mengklik kotak isian When Reporting, Generate a Subtotal for This Section hingga muncul tanda √ (centang) pada tampilan edit accounts, account information.
Untuk memulai pembuatan kode rekening dilakukan dengan cara:
Mencatat Rekening Baru
Pencatatan atau penambahan rekening baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut ini :
1. Pilih dan klik Modul Accounts, klik Accounts List.
2. Klik icon New, kotak dialog Edit Accounts ditampilkan.
Gambar 16 – Tampilan Edit Accounts
3. Tentukan tipe rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Accounts (Non Postable), Detail Accounts (Postable), atau Detail Cheque Accounts (Postable).
4. Klik salah satu pilihan kelompok rekening : Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Salr, Expense, Other Income, Other Expense pada Account Classification.
5. Tentukan nomor rekening pada kotak isian Account Number, nama rekenng pada kotak isian Account Name, dan saldo awal rekening (jika ada) pada kotak isian Opening Balance.
6. Klik tombol OK, proses pencatatan rekening selesai.
Mengganti Nama Rekening
Default nama rekening yang dibuat MYOB menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia. Penggantian nama rekening dilakukan dengan langkah :
1. Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain.
2. Klik tombol Edit atau klik ganda mouse Anda.
3. Ketik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Name dalam kotak dialog Edit Accounts, kemudian klik OK.
Menghapus Rekening
Rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bukan linked accounts (linked tax code), bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Proses penghapusan rekening dilakukan dengan langkah :
1. Aktifkan rekening yang akan dihapus (Sorot rekening dan klik tombol Edit atau klik ganda mouse).
2. Klik Edit yang terdapat dalam baris menu bar.
3. Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.
4. Bila rekening yang akan dihapus berkaitan dengan linked accounts (linked tax code), maka rekening tersebut harus dilepas dahulu linked-nya. Untuk rekening yang akan dihapus dan terkait dengan linked account, lepas atau ganti rekening tersebut melalui menu bar Setup, Linked Accounts.
Gambar 17 – Tampilan menghapus rekening
Gambar 18 – Tampilan bila rekening yang dihapus merupakan linked account
Mengubah Tipe Rekening
Tipe rekening yang telah ditentukan dapat Anda ubah, misalnya dari rekening bertipe Header account (Non Postable) menjadi Detail Account (Postable) atau Detail Cheque Account (Postable). Perubahan rekening tipe Detail Account (Postable) menjadi Detail Cheque Account (Postable) atau sebaliknya dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan rekening yang akan diubah tipenya.
2. Klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog Edit Accounts.
3. Klik tombol OK.
Khusus untuk rekening dari tipe Detail Account (Posatable) dan Detail Cheque Account (Postable) yang akan diubah ke tipe Header Account (Non Postable) harus memenuhi syarat :
• Bersaldo nol, dan belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi.
• Jika level rekening tersebut adalah 4, sebelum perubahan tipe, rekening tersebut terlebih dahulu diubah menjadi ke level 3 atau level 2.
Mengubah Level Rekening
Struktur rekening dalam MYOB Accounting terdiri dari empat tingkatan atau level; level 1 diperuntukkan bagi rekening Aktiva, Utang atau Kewajiban, Modal atau Ekuitas, Pendapatan,Harga Pokok Penjualan, Biaya, Pendapatan Lain dan Biaya Lain. Rekening bertipe Header kecuali level 1 dapat menempati level 2 dan level 3, level 2 sampai level 4 diperuntukkan selain rekening yang telah disebutkan di atas yang bertipe Detail. Mengubah level rekening dilakukan dengan menyorot rekening yang bersangkutan dilanjutkan dengan menekan icon Up atau icon Down pada account list.
Anggaran Rekening
Sebagai alat kontrol keuangan, Anda dapat menganggarkan saldo masing-masing rekening dalam periode waktu bulanan. Pengisian data anggaran tersebut dilakukan dengan mengklik icon Budget yang terdapat dalam kotak dialog Edit Accounts.
Tugas 1: Susunlah kode rekening yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada tabel di bawah ini!
PT KHANSAINDO COMPUTAMA
Jl. Raya Jogja-Solo KM.9, No.1001
Yogyakarta – 55221
Accounts List Detail – dalam Ribuan Rp (000)
Acc. Account Type Dr/Cr Header/
Detail Level Cheque Balance Tax
Code
1-0000 Assets Asset Debit Header 1 N 2.900.612
1-1000 Current Assets Asset Debit Header 2 N 798.112
1-1100 Total Cash Asset Debit Header 3 N 482.112
1-1110 Cash in Bank Asset Debit Detail 4 Y 476.112 N-T
1-1120 Petty Cash Asset Debit Detail 4 Y 6.000 N-T
1-1130 Undeposited Funds Asset Debit Detail 4 Y - N-T
1-1210 Account Receivable Asset Debit Detail 3 N 110.000 N-T
1-1220 Allowance for Doubtful Debt Asset Debit Detail 3 N (9.000) N-T
1-1310 Merchandise Inventory Asset Debit Detail 3 N 171.000 N-T
1-1320 Supplies Asset Debit Detail 3 N 33.000 N-T
1-1410 Prepaid Insurance Asset Debit Detail 3 N 6.000 N-T
1-1420 Prepaid Rent Asset Debit Detail 3 N 5.000 N-T
1-2000 Long Term Investment Asset Debit Header 2 N 420.000
1-2100 Stock Investments Asset Debit Detail 3 N 420.000 N-T
1-3000 Fixed Assets Asset Debit Header 2 N 1.682.500
1-3100 Land Asset Debit Detail 3 N 750.000 N-T
1-3200 Building Asset Debit Header 3 N 508.500
1-3210 Building at Cost Asset Debit Detail 4 N 520.000 N-T
1-3220 Building Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (11.500) N-T
1-3300 Office Equipment Asset Debit Header 3 N 307.000
1-3310 Office Equipment at Cost Asset Debit Detail 4 N 330.000 N-T
1-3320 Office Equipment Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T
1-3400 Vehicle Asset Debit Header 3 N 117.000
1-3410 Vehicle at Cost Asset Debit Detail 4 N 140.000 N-T
1-3420 Vehicle Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T
2-0000 Liabilities Liability Credit Header 1 N 537.762
2-1000 Current Liabilities Liability Credit Header 2 N 237.762
2-1100 Credit Card Liability Credit Header 3 N 8.400
2-1110 Master Card Liability Credit Detail 4 Y 8.400 N-T
2-1210 Accounts Payable Liability Credit Detail 3 N 154.000 N-T
2-1310 Salaries Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1410 Dividend Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1510 VAT Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1520 Income Tax Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1600 Value Added Tax Liability Credit Header 3 N 75.362
2-1610 VAT In Liability Credit Detail 4 N (92.238) N-T
2-1620 VAT Out Liability Credit Detail 4 N 167.600 N-T
2-1999 Other Current Liabilities Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-2000 Long Term Liabilities Liability Credit Header 2 N 300.000
2-2100 Bank Loans Liability Credit Detail 3 N 300.000 N-T
3-0000 Equity Equity Credit Header 1 N 2.362.850
3-1100 Common Stock Equity Credit Detail 2 N 1.600.000 N-T
3-1300 Agio (Disagio) Equity Credit Detail 2 N 120.000 N-T
3-8000 Retained Earnings Equity Credit Detail 2 N 156.000 N-T
3-9000 Current Year Earnings Equity Credit Detail 2 N 486.850 N-T
3-9999 Historical Balancing Equity Credit Detail 2 N - N-T
4-0000 Income Income Credit Header 1 N 1.736.250
4-1100 Sales of Merchandise Income Credit Detail 2 N 1.491.000 N-T
4-1200 Service Income Income Credit Detail 2 N 210.000 N-T
4-2100 Freight Out Income Credit Detail 2 N 35.000 N-T
4-2200 Late Fee Incomes Income Credit Detail 2 N 250 N-T
5-0000 Cost Of Sales Cost of Sales Debit Header 1 N 929.500
5-1100 Cost of Goods Sold Cost of Sales Debit Detail 2 N 926.580 N-T
5-2000 Purchase Discount Cost of Sales Debit Detail 2 N (4.200) N-T
5-3000 Freight In Cost of Sales Debit Detail 2 N 7.120 N-T
6-0000 Expenses Expense Debit Header 1 N 332.900
6-1000 Sales & Promo Expense Expense Debit Header 2 N 117.500
6-1100 Advertising Expense Expense Debit Detail 3 N 48.000 N-T
6-1200 In Store Promotion Expense Expense Debit Detail 3 N 20.000 N-T
6-1300 Sales Discount Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T
6-1400 Sales Salaries Expense Expense Debit Detail 3 N 24.500 N-T
6-1900 Other Sales Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-2000 General & Adm. Expense Expense Debit Header 2 N 172.500
6-2100 Telephone Expense Expense Debit Detail 3 N 26.800 N-T
6-2200 Maint. & Repair Expense Expense Debit Detail 3 N 44.000 N-T
6-2300 Rent Expense Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T
6-2400 Supplies Expense Expense Debit Detail 3 N 15.200 N-T
6-2500 Elect. & Water Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-2600 Bad Debt Expense Debit Detail 3 N 4.000 N-T
6-2700 Insurance Expense Expense Debit Detail 3 N 29.000 N-T
6-2800 Depreciation Expense Expense Debit Detail 3 N 27.500 N-T
6-2900 Late Fee Expense Expense Debit Detail 3 N 1.000 N-T
6-2999 Other General & Adm. Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-3100 Utility Expense Expense Debit Detail 2 N 22.400 N-T
6-4100 Income Tax Expense Expense Debit Detail 2 N - N-T
6-5100 Wages & Salaries Expense Debit Detail 2 N 20.500 N-T
6-5200 Other Employer Expenses Expense Debit Detail 2 N - N-T
8-0000 Other Income Other Income Credit Header 1 N 35.000
8-1000 Interest Income Other Income Credit Detail 2 N 11.000 N-T
8-2000 Dividend Income Other Income Credit Detail 2 N 24.000 N-T
8-3000 Gain on Sales of Fixed Assets Other Income Credit Detail 2 N - N-T
8-4000 Gain on Sales of Stock Invest. Other Income Credit Detail 2 N - N-T
9-0000 Other Expenses Other Expense Debit Header 1 N 22.000
9-1000 Interest Expense Other Expense Debit Detail 2 N 9.000 N-T
9-2000 Bank Service Charge Other Expense Debit Detail 2 N 13.000 N-T
Keterangan: Untuk rekening type Header, saldonya otomatis muncul (tidak perlu entry saldo awal untuk rekening tersebut).
Tabel 1 – Daftar Kode Rekening dan Neraca Saldo Per 30 November 2005
Linked Accounts
Jumlah rekening dalam suatu perusahaan sangat tergantung pada kebutuhan untuk mencatat transaksi, sehingga untuk jenis perusahaan yang sama sangat mungkin memiliki jumlah rekening berbeda. Tidak ada teori yang menentukan berapa banyak jumlah rekening dalam suatu perusahaan, semua tergantung pada kebutuhan perusahaan. Apabila anda akan menggunakan program akuntansi sebaiknya lebih dulu menyusun daftar rekening. Sebagai pedoman, Anda dapat mencetak daftar rekening contoh dalam MYOB yang disertakan dalam memilih jenis perusahaan sesuai kegiatan pada saat proses pembuatan data akuntansi (bahasa Inggris). Berdasarkan rekening contoh tersebut, Anda dapat memodifikasi nama dan menentukan jumlah rekening yang dibutuhkan, rekening tersebut biasanya dicatat dalam sebuah daftar rekening atau chart of account. Sebagian rekening dalam chart of account yang terdapat dalam data MYOB saling terkait dengan rekening lain (linked accounts). Keterkaitan rekening tersebut berfungsi mengkoordinasikan beberapa nomor rekening untuk penyusunan laporan keuangan.
Rekening yang saling terkait tersebut sudah disiapkan oleh MYOB apabila pencatatan data akuntansi menggunakan rekening contoh (bahasa Inggris). Persoalan yang timbul untuk penerapan disuatu perusahaan biasanya rekening contoh tersebut dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik nama maupun nomor rekening. Dengan demikian tentu saja nomor rekening yang saling terkait tersebut juga mengalami penyesuaian. Rekening yang saling terkait dikelompokkan menjadi empat yaitu :
1. Account & Banking Accounts
o Equity Accounts for Current Earnings, diisi dengan nomor rekening laba periode berjalan
o Equity Accounts for Retained Earnings, diisi dengan nomor rekening laba ditahan
o Equity Accounts for Historical Balancing, diisi dengan nomor rekening saldo penyeimbang.
o Cheque Account for Electronic Payment, diisi dengan nomor rekening Kas Bank
o Cheque Account for Undeposited Fund diisi dengan nomor rekening Kas Sementara
Gambar 19 – Setup Accounts & Banking Linked Accounts
2. Sales Accounts
o Asset Account for Tracking Receivables, diisi dengan nomor rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha dengan tipe Detail Account.
o Cheque Account for Customer Receipts, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat penerimaan uang/cek dari pelanggan. Rekening bertipe Detail Cheque Account.
o I charge freight on sales, diisi dengan nomor rekening bertipe Detail Account dari kelompok pendapatan untuk mencatat pendapatan angkut barang.
o I track deposits collected from customers, diisi dengan nomor rekening bertipe Detial Account kelompok Utang atau Kewajiban untuk mencatat penerimaan uang muka dari pelanggan.
o I give discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan penjualan. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban.
o I assess charge for late payment, diisi dengan nomor rekening pendapatan dari denda keterlambatan bayar oleh konsumen, dalam contoh dicatat dalam Pendapatan Lain-lain
Gambar 20 – Setup Sales Linked Accounts
3. Purchases Accounts
o Liability Account for Tracking Payables, diisi dengan nomor rekening Utang Dagang dengan tipe Detail Account.
o Cheque Account for Paying Bills, diisi dengan nomor rekening untuk pembayaran kepada pemasok. Rekening bertipe Detail Cheque Account.
o I pay freight on purchases, diisi dengan nomor rekening ongkos angkut pembelian barang. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban.
o I track deposits paid to supplier, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat pembayaran uang muka ke pemasok.
o I take discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan pembelian.
o I pay charges for late payment, diisi dengan nomor rekening untuk membayar denda keterlambatan pembayaran kepada pemasok.
Gambar 21 – Setup Purchases Linked Accounts
4. Payroll Accounts (untuk MYOB V.13)
o Payroll Cheque Account, diisi dengan rekening yang digunakan untuk membayar pengeluaran yang tercantum dalam daftar gaji.
o Default Employer Expense Account, biasanya diisi dengan rekening pembebanan atau biaya pensiun karyawan.
o Default Wages Expense Account, diisi dengan rekening untuk pembebanan biaya gaji/upah.
o Default tax/Deductions payable Accounts, diisi dengan nomor rekening pajak penghasilan yang dibayar karyawan/pegawai.
Gambar 22 – Setup Purchases Linked Accounts
